Dokumenten-Management-Blog

Elektronische Personalakten unterstützen Unternehmen effektiv bei der Personalverwaltung, -planung und –entwicklung. Die wesentlichen Vorteile liegen in einer Kostenreduzierung für die Aufbewahrung, Suche und Pflege von Personalakten. Aber auch eine deutliche Steigerung der Wertschöpfung der Personalarbeit ist mit der Elektronischen Personalakte möglich. Erreicht wird dies durch die Einbindung der elektronischen Personalakten in alle Personalprozesse.

Elektronische Personalakten entsprechen hinsichtlich IT-unterstützten Personalmanagements der Kernforderung Compliance-fähig zu sein, um die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu unterstützen und sich in bestehende HR-Systemumgebungen zu integrieren.

Die Akte in Papierform hat ausgedient

In Papierform aufbewahrte Personalakten verursachen im Durchschnitt längere Suchzeiten und erfordern einen kostenintensiven Transport im Hause oder zu Lokationen. Damit ist die Papieraktenführung zu teuer. Weitere Nachteile fallen ins Gewicht: Der Zugriff auf eine Papierakte ist naturgemäß nicht durchgängig kontrollierbar, wodurch der Schutz vertraulicher Daten nicht im erforderlichen Maße sichergestellt werden kann. Dazu kommt das Risiko der Beschädigung wichtiger Originaldokumente bei Lagerung und Transport bis hin zum Totalverlust wegen fehlenden Backups. Nicht zuletzt verhindern die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten auf Papierakten eine zeitgemäße effiziente Zusammenarbeit in der HR-Organisation.

Vorteile der elektronischen Personalakte

Die elektronische Personalakte besticht durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der Papieraktenführung mehr als abstellen. Mit der elektronischen Personalakte verkürzen sich die Ablage- und Zugriffszeiten, wobei benötigte Informationen nicht nur schneller sondern auch zuverlässiger gefunden werden, und das unabhängig von Ort und Zeit. So wird eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der HR-Abteilung möglich. Und besonders komfortabel kommt die elektronische Personalakte daher, wenn direkt aus dem führenden HR-System heraus auf die Dokumente zugegriffen werden kann.

Unterm Strich ist die elektronische Personalakte die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches HR-Management, damit die Chance für einen besseren Service durch die HR-Abteilung und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Die Vorteile einer elektronische Personalakte auf einen Blick

• Einheitliche, systematische Gliederung der elektronischen Personalakte
• Zeitgewinn bei Nutzung und Pflege von Personalakten gegenüber Papierakten
• Übernahme von Dokumenten aus der HR-Anwendung, Office-Dokumenten, Scans und Email
• Funktionen für eine intelligente Suche
• Aktenzugriff immer und überall für alle Befugten
• Selektiver und temporärer Zugriff auf Akten oder bestimmte Dokumenttypen
• Nachvollziehbarkeit der Aktennutzung
• Kein Daten-Hintertürchen für System-Administratoren
• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Unterstützung rechtlicher Vorschriften wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Schnelle Amortisation der Investition in die elektronische Personalakte
• Integriert in die universelle DMS- und Archiv-Infrastruktur

Interesse an der Einführung einer elektronischen Personalakte? Das TINCA Service-Team erreichen Sie über http://www.tinca.com, Twitter oder Skype (TINCA_live).

Rechnungen und die damit verbundenen Prozesse gehören seit langem zu den Standards im Geschäftsverkehr. Daher stehen heute auch Werkzeuge für die standardisierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zur Verfügung. Effizienzsteigerungen sind in allen Phasen der Nutzung von Rechnungen möglich. Das spart nicht nur jeden Tag Zeit und Geld, sondern hilft auch Fehler zu vermeiden.

Die Möglichkeiten eines elektronischen Rechnungsarchivs reichen von der hochqualitativen Digitalisierung, über die vollautomatische Erfassung der Rechnungsdaten bis hin zur ERP-Integration und revisionssicheren Archivierung mit gezieltem Zugriff auf die Abbildung der Rechnungen.

Papiergebundene Rechnungsprozesse sind fehleranfällig und teuer

Papiergebunden durchgeführte Rechnungsprozesse vom Rechnungseingang bis hin zur fiskalisch anerkannten Archivierung bergen ein höheres Risiko für Verluste, Versäumnisse, Fehler und ausufernde Aufwände. Direkt messbar ist nur der finanzielle Schaden, permanent ineffiziente Abläufe und damit verbundene hohe Aufwände fallen aber noch schwerer ins Gewicht.

Papierrechnungen erfordern im Durchschnitt längere Erfassungs- und Suchzeiten und erfordern einen kostenintensiven Transport im Hause. Ganz zu schweigen von der Notwendigkeit die Original-Rechnungen und Sicherungskopien mehr als 10 Jahre in der Art aufzubewahren, dass sie zuverlässig gegen Beschädigung und Vernichtung geschützt sind. Damit ist die Papieraktenführung zu teuer.

Vorteile des elektronischen Rechnungsarchivs

Das elektronische Rechnungsarchiv besticht also durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der papiergebundenen Rechnungsprozesse mehr als abstellen. Mit dem elektronischen Rechnungsarchiv werden Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Fristen revisionssichert aufbewahrt und jederzeit für Recherchen bereit gehalten. Zusätzlich können Rechnungen nach dem Scannen vollautomatisch erfasst werden. Die Daten stehen für weitere Prozesse wie die Rechnungsprüfung und- freigabe zur Verfügung. Hierdurch kann das Fehler- und Prozessrisiko signifikant gemindert werden.

Allgemein gilt, dass sich die Ablage- und Zugriffszeiten verkürzen und benötigte Informationen unabhängig von Ort und Zeit durch gezielten zugriff zuverlässiger gefunden werden. So wird eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation möglich.

Unterm Strich ist das elektronische Rechnungsarchiv die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches Informationsmanagement, damit die Chance für einen besseren Service und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Die Vorteile eines elektronischen Rechnungsarchivs auf einen Blick:

• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Unterstützung rechtlicher Vorschriften wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Zeitgewinn bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen gegenüber Papierakten
• Optimale Übersicht über Kreditoren und Rechnungen
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Entfall von Transportwegen durch Nutzung auch über Standorte hinweg
• Nachvollziehbarkeit der Nutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• Offen auch für andere Dokumente und Dateien beliebiger Herkunft und Typen
• Vorbereitet für die vollautomatische Erfassung von Rechnungsdaten und Freigabeworkflow
• Schnelle Amortisation der Investition in das elektronische Rechnungsarchiv
• Integriert in die universelle DMS- und Archiv-Infrastruktur

Interesse an der Einführung eines elektronischen Rechnungsarchives? Das TINCA Service-Team erreichen Sie über http://www.tinca.com, Twitter oder Skype (TINCA_live).

Projekte wie die Einführung von IT-Systemen oder die Herstellung von Anlagen zeichnen sich durch eine hohe Komplexität aus. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Bereiche an verteilten Standorten erstellen mit den verschiedensten Werkzeugen Inhalte für diese Projektakte – Ingenieure nutzen CAD-Werkzeuge, Account Manager Tools zur Angebotserstellung, Projektmanager Controlling- und Reporting-Lösungen. Die elektronische Projektakte ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Archivierung sämtlicher Inhalte, unabhängig vom Ursprungssystem.

Die papiergebundene Projektakte ist nicht praxisgerecht

Viele interne und externe Beteiligte, unter Umständen verteilt an mehreren Standorten oder häufig unterwegs, lange Projektlaufzeiten, Unmengen von Emails, Planungs-, Protokoll- und Reportdokumenten. Das ist die Realität im Projektgeschäft. Differenzierte Kompetenzen und Pflichten spielen dabei ebenso eine Rolle wie auch eine aufgaben- und zeitgerechte Versorgung mit Informationen. Kaum vorstellbar, wie eine papiergebundene Projektakte diesen Bedingungen gerecht werden kann. Informationsdefizite sind die Folge und einer der häufigsten Gründe für Fehler und Störungen im Gesamtprozess.

Vorteile der elektronischen Projektakte

Die elektronische Projektakte besticht durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der papiergebundenen Projektakte mehr als abstellen. Die elektronische Projektakte zentralisiert, strukturiert, offeriert und sichert Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen und unterschiedlichsten Typs. Workflowfunktionalitäten erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie Prozesse steuern und nachvollziehbar machen. Ein Berechtigungssystem regelt die Nutzung der Akte oder von Teilen davon. Die Aktennutzung ist nachvollziehbar und jeder einzelne Bearbeitungsstand eines Dokuments wird revisionssicher gespeichert. Aktuellste Informationen und Bearbeitungsstände stehen sofort allen Berechtigten unabhängig vom Standort zur Verfügung. So wird eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation möglich. Unterm Strich ist die elektronische Projektakte die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches Informationsmanagement, damit die Chance für einen besseren Service und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Die  elektronische Projektakte auf einen Blick

• Zentralisierung von Informationen aus beliebigen Quellen und Typs
• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Optimale Übersicht durch einheitliche Struktur
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Zeitgewinn bei der Nutzung gegenüber Papierakten
• Entfall von Transportwegen durch Nutzung auch über Standorte hinweg
• Nachvollziehbarkeit der Nutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• What You Need Is What You Get. Differenzierte Nutzungsberechtigungen einstellbar
• Schnelle Amortisation der Investition in die elektronische Projektakte
• Integriert in die universelle DMS- und Archiv-Infrastruktur

Interesse an der Einführung einer elektronischen Projektakte? Das TINCA Service-Team erreichen Sie über http://www.tinca.com, Twitter oder Skype (TINCA_live).

Seit 14 Jahren ist TINCA, die Anwendungssoftware für DMS und Archivierung der DMSFACTORY GmbH, bereits auf dem Markt. Übersichtlichkeit bei der Anzeige und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten gehören seit Anbeginn zum Entwicklungskonzept. Manfred Forst, Mitbegründer der DMSFACTORY und Erfinder von TINCA: „Neben dem zweckmäßigen Einsatz sind leichte Erlernbarkeit und eine ergonomische Handhabung die wesentlichen Erfolgsfaktoren ein schnellen ROI mit DMS-Software.“ Dies sind auch die Erkenntnisse aus umfangreichen Usability Tests der letzten zwei Jahre in Kooperation mit dem Usability Lab der Hochschule Darmstadt. Schon in die aktuelle TINCA Version 4.5 sind diese Erkenntnisse eingeflossen.

Das neue Release 4.6 wartet nun mit weiteren Verbesserungen auf. Optimiert wurde zum Beispiel die Anwenderführung beim Wechseln von Dokument-Archivierung und Suche, sodass Universal-Anwender viele Klicks und damit Zeit sparen. Intuitiver zu bedienen ist in TINCA 4.6 der Anzeigebereich (Viewer) für Dokumente. Die Steuerung der Anzeige und die Auswahl von Annotationen wurden in den Viewer integriert – vorteilhaft, wenn dieser auf einen zweiten Monitor gelegt wird.

Weiter ausgebaut wurden in der neuen TINCA-Standardversion die Funktionen zur Vorverarbeitung rund um das Scannen und Importieren. Durch weitgehende Standardisierung und Automatisierung lassen sich unterschiedlichste wiederkehrende Scan und Importaufgaben erledigen, egal, ob die Dateien über Scanner, Multifunktionsgeräte oder Übergabeverzeichnisse eintreffen. Alle Einstellungen für die Vorverarbeitung werden in Profilen hinterlegt und stehen beim Scannen und Importieren zur Verfügung. Stapel werden automatisch in einzelne Dokumente aufgetrennt, für die Archivierung vorverarbeitet und automatisch archiviert. Die Schlagworte für eine spätere Suche der Dokumente in einem Archiv können dabei flexibel aus Barcodes, Systemvariablen oder einer Stammdatenbank gewonnen werden. Auf die in Profilen gespeicherten Einstellungen kann der Anwender später immer wieder zugreifen.

Mehr Übersichtlichkeit bietet in TINCA 4.6 die elektronische Laufmappe (Akte). Unter anderem kann die Liste der Dokumente oder Archivlinks nun nach Kriterien wie Datum der Erzeugung, Erzeuger oder beliebigen Schlagworten sortiert werden. Völlig neu geordnet wurde auch das Optionsfenster von TINCA Enterprise. Individuelle Einstellmöglichkeiten für alte und neue Funktionen werden nun verständlicher präsentiert und laden den Anwender ein, TINCA Enterprise auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Mehr Informationen zu TINCA findet man auf der neuen Webseite unter http://www.tinca.com

DMS-Hersteller DMSFACTORY GmbH stattet sein Dokumenten Management System mit neuen Funktionen speziell für Unternehmen mit verteilten Standorten aus

TINCA, das Dokumenten Management- und Archivsystem der DMSFACTORY GmbH, bringt mit seinem neuen „Standort übergreifenden Archiv-Zugriff“ einen entscheidenden Vorteil für Unternehmen und Organisationen mit mehreren Niederlassungen. Jeder Standort archiviert seine eigenen Dokumente zwar lokal und profitiert von extrem kurzen Zugriffszeiten, gleichzeitig können Nutzer an entfernten Standorten auf diese Dokumente zugreifen.

Der Zugriff auf Informationen, die an entfernten Lokationen archiviert sind, ist regelmäßig mit hohem Aufwand verbunden. Wer kennt nicht folgende Situation? Wird eine an einem anderen Standort abgelegte Akte benötigt, muss eine Anforderung formulieren werden. Der Ansprechpartner auf der anderen Seite muss die Akte besorgen, aufbereiten und versenden. Mit TINCA ist das sehr viel einfacher und schneller: man klickt sich einfach in das entfernte Archiv, gibt Suchbegriffe an und holt sich so innerhalb von wenigen Sekunden präzise die gesuchten Informationen auf den eigenen Bildschirm. Dabei werden die Sicherheitsanforderungen für Datenschutz unter anderem dadurch erfüllt, indem Akten des entfernten Standortes grundsätzlich nur gelesen aber nicht verändert werden können und Daten immer verschlüsselt über das Netz transportiert werden.

TINCA ist eine professionelle DMS-Software für die elektronische Archivierung und Verwaltung von Akten und Dokumenten. Unternehmen aller Branchen sparen mit TINCA Platz, Zeit und Geld. Zahlreiche TINCA Archiv-Lösungen wie z.B. für die Buchhaltung, Frachtpapiere, Personal-, Vertrags- oder Projektakten sind heute schon Büro-Standard. Die neuen Funktionen für den Standort übergreifenden Archiv-Zugriff sind standardmäßig in TINCA enthalten.